Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen

Klären Sie zunächst, wer in Ihrem Unternehmen die interne Projektleitung für die GB Psyche übernimmt. Idealerweise sind dies Personen aus der Personalabteilung, die darüber hinaus kommunikativ und organisiert sind sowie die Fähigkeit besitzen ca. 1,5 Jahre (je nach Größe des Unternehmens) ein Projekt zu steuern. Wichtig ist auch zu klären, ob die GB Psyche mit internen Ressourcen bestritten wird oder externe Fachperson hinzugezogen werden. Beides ist legitim und umsetzbar.

Das Gesetz verlangt, bei der psychischen Gefährdungsbeurteilung Tätigkeiten differenziert zu betrachten. Denn Mitarbeitende an der Telefonzentrale sind anderen psychischen Belastungen ausgesetzt als der Projektleiter IT. Gruppen können nach Arbeitsbereichen (z.B. Verwaltung, Produktion) oder nach Berufsgruppen (z.B. Führungskräfte, Kundenberater*innen) gebildet werden. Die Einteilung muss für die Kontrollinstanzen (BG, Unfallkassen) nachvollziehbar sein und in der Dokumentation klar erklärt werden.

Beispiel 1: Ein Eisenbahnverkehrsunternehmen unterteilt seine 26 Mitarbeitende in die Gruppen Verwaltung und Triebfahrzeugführende / Wagenmeister*innen. Als Methode wurde die Prüfliste der Unfallversicherung Bund und Bahn ausgewählt.

Beispiel 2: Eine Gewerkschaft mit 10 Mitarbeitende befragte die Mitarbeitende ohne Unterteilung, da ansonsten die Anonymität verloren geht. Zum Einsatz kam der Kurzfragebogen zur Arbeitsplatzanalyse (KFZA) von Prof. Dr. J. Prümper.

Die Methode zur Erhebung psychische Belastung ist Ihnen frei überlassen, da der Gesetzgeber keine bestimmte Methode vorgibt. Es gibt keine „Einheitslösung“, auch wenn einige Dienstleister anderes behaupten.

Je nach Branche und Erfahrung mit Befragungen können Sie zwischen anonymen schriftlichen oder Online-Fragebögen, Interviews mit Mitarbeitergruppen oder moderierten Analyseworkshops wählen – oder eine Kombination dieser Verfahren einsetzen.

• Vermeiden Sie Standardfragebögen: Viele im Internet angebotenen Fragebögen sind nicht auf Ihre Branche oder Tätigkeiten abgestimmt. Die Auswahl des Instruments sollte sich an den betrieblichen Rahmenbedingungen, der Betriebsgröße, den Tätigkeitsbereichen, der Branche und den Arbeitsanforderungen orientieren. Setzen Sie auf wissenschaftlich geprüfte Fragebögen.

• Die Personalvertretung hat kein Mitbestimmungsrecht bei der Gefährdungsbeurteilung, sollte jedoch aus Gründen der vertrauensvollen Zusammenarbeit einbezogen werden.

• Es empfiehlt sich, Workshops von externen Fachexperten/innen moderieren zu lassen, da Mitarbeitende bei interner Moderation durch Personalabteilung, Betriebsarzt oder Geschäftsführer nicht offen sprechen werden.

• Der Arbeitgeber kann die Befragung und psychische Gefährdungsbeurteilung an fachkundige Personen schriftlich delegieren. (z.B. Arbeits- und Organisationspsychologen)

Nach der Messung der Belastung geht es um die Beurteilung der ermittelten psychischen Belastung. Aber ab wann ist ein Arbeitsfaktor psychisch belastend, d.h. krankmachend?

• Ampelsystem: anhand inhaltlicher Kriterien werden die Messwerte einsortiert in grün, gelb, rot.

Beispiel 1: Überstunden, die selten vorkommen sind eine geringe psychische Gefährdung, Überstunden, welche oft vorkommen sind eine hohe psychische Gefährdung.

Beispiel 2: Kundenkontakt mit netten, höflichen Kunden mit wenigen Kontakten ist eine geringe psychische Gefährdung. Kundenkontakt mit hoher Frequenz und permanent aggressivem Tonfall ist eine hohe psychische Gefährdung

• Benchmark: Sie können Referenzwerte, also externe empirische Vergleichswerte nutzen, etwa aus der gleichen Berufsgruppe oder aus Betrieben derselben Branche. Nur was bedeutet es, wenn Ihr Unternehmen bessere oder schlechtere Werte aufweist?

Die Maßnahmenentwicklung und -umsetzung zur Reduzierung der psychischen Gefährdungen ist die zentrale Phase und das Ziel der GB-Psyche. Es gibt verschiedene Vorgehensweisen:

• Interne Fachexpertise nutzen: ein strategischer HR-Bereich kennt die Methoden der humanen Arbeitsplatzgestaltung. Zusätzlich nutzen professionelle HR-Abteilungen Instrumente zur Früherkennung von Gefährdungen (z.B. Fluktuations- und Krankenquoten, BEM- und Recruiting-Controlling)
• Die Mitarbeiter*innen selbst nach ihren Vorschlägen befragen. Was hilft, die psychische Belastung am Arbeitsplatz zu reduzieren.
• Externe Fachexpertise einholen (z.B. Arbeits- und Organisationspsychologen, Unternehmensberatungen)

Das Gesetz verlangt, dass Betriebe nachverfolgen, ob sich die psychischen Belastungen nach der Umsetzung von Maßnahmen verändert hat. Haben Sie beispielsweise Maßnahmen zur Reduzierung von Arbeitsunterbrechungen ergriffen (z.B. durch Aufklärung oder geschlossene Türen), sollten Sie nach einer angemessenen Frist überprüfen, ob sich die Störungen verringert haben. Dazu können Sie die betroffenen Mitarbeitenden mündlich befragen oder eine schriftliche Kurzbefragung durchführen.

Alle Betriebe sind gesetzlich verpflichtet, die Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren. Die Dokumentation muss zeigen, dass die Beurteilung angemessen durchgeführt wurde, welche Maßnahmen ergriffen wurden und ob die Schutzziele erreicht wurden. Sie kann entweder in Papierform oder elektronisch gespeichert werden.

Der Gesetzgeber gibt keinen bestimmten Rhythmus vor. Nach den Erkenntnissen der Arbeits- und Organisationspsychologie empfehlen wir einen Rhythmus von 3-5 Jahren in Abhängigkeit von der Anzahl relevanten Früherkennungs-Instrumenten sowie Personalcontrolling-Kennzahlen im Unternehmen. Diese Kennzahlen können sein:

• Krankenquote: Häufigkeit von Krankmeldungen, die auf psychische Belastungen oder andere Gesundheitsprobleme hinweisen könnten.
• Fluktuationsquote: Die Rate von Mitarbeiterwechseln, die ebenfalls auf psychische oder organisatorische Probleme hindeuten kann.
• BEM-Controlling (Betriebliches Eingliederungsmanagement): Regelungen zur Integration von kranken oder verletzten Mitarbeitern und deren Rückkehr an den Arbeitsplatz.
• Recruiting-Controlling: Wird die richtige Zielgruppe erreicht? Werden Kandidaten mit den gewünschten Qualifikationen und Passung zum Unternehmen angesprochen?
• Führungskräfte-Controlling: Die Qualität und das Verhalten von Führungskräften im Umgang mit Mitarbeitern, das eine bedeutende Rolle für die psychische Gesundheit spielt.
• Feedback-Gespräche: Häufigkeit und Qualität der Gespräche zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten, die das Wohlbefinden und die Zufriedenheit fördern können.
• Überstunden-Controlling: Kontrolle der Arbeitszeit und Überstunden, um Stress und Erschöpfung zu vermeiden.